מה עושים אנשים אפקטיבים במיוחד כדי לנהל את זמנם?

מה עושים אנשים אפקטיבים במיוחד כדי לנהל את זמנם?

5 טיפים שימושיים, שיהפכו את השבוע שלכם למנוהל

מכירים את המשפט – אם אתה רוצה שמשהו ייעשה – כדאי לתת את המשימה לאדם עסוק? אכן, מחקרים מראים שאנשים עסוקים מספיקים יותר מאנשים שאינם עסוקים, ואנחנו נשארים עם השאלה – איך זה יכול להיות? או, למה בעצם?

התשובה הברורה מאליה: הם מנהלים את זמנם בצורה טובה יותר. אנשים עסוקים מבזבזים פחות זמן – אין להם זמן להשקיע בטפל, הם משקיעים בעיקר.

 מהלך השנים האחרונות ליוויתי מאות אנשים, חלקם אנרג'ייזרים וחלקם כאלה ש"נגמרה להם הבטרייה". מה שאפיין את האנרג'ייזרים היתה יכולתם האינסופית (זו היתה התחושה) לעשות ולעשות. הם תמיד היו מוכנים לקחת על עצמם עוד התנדבות ועוד פרויקט. והם הספיקו יותר. האתגר שלהם טמון, כמובן, ביכולת לנוח ולחדש את הבטרייה.
הפעם אני רוצה להתמקד באסטרטגיות שבהן משתמשים אנשים אפקטיביים כדי לנהל את הזמן,  כדי שגם אנחנו נוכל להספיק את מה שאנחנו רוצים, ולטעון את הבטרייה דרך העשייה עצמה.

#מודעות – למה מוקצה הזמן שלך
אחד הכלים הראשונים שאני נותנת ללקוחותיי הוא טבלאות מעקב. אני מבקשת מהם למלא שעה אחרי שעה מה הם עשו במהלך היום. "היום" מוגדר מרגע הקימה בבוקר ועד שהלכו לישון בלילה. הפרט המעניין הוא, שעצם המעקב עצמו גרם לרובם להספיק יותר. ממש כמו בניהול "יומן אכילה", גם כאן – עצם המעקב הביא ליותר מודעות, תעדוף ושליטה.

עוד הם למדו – מה לוקח להם זמן וממה מורכב היום שלהם. למשל עבודה, בית, ילדים, סידורים. אחת הלקוחות שלי גילתה, למשל, שהיא מדברת תוך כדי עבודה (עצמאית שעובדת מהבית) עם חברות ומשפחה בטלפון כשעתיים ביום. עכשיו זו היתה בחירה שלה אם להמשיך בכך, או לשנות.  לקוח אחר גילה שחלק ניכר מזמנו (כארבע שעות בסה"כ) מושקע בנסיעות, שמפוזרות על פני היום בהתרוצצות בין פגישות.

המודעות מאפשרת לבחור מחדש, לתעדף באופן יעיל יותר.  הלקוחה שנהגה לשוחח עם חברות, למשל, החליטה להעביר את השיחות איתן לזמן איסוף הילדים ולמנוחת הצהריים שלה, כדי לנצל את הזמן הזה להתאוששות והעלאת המוטיבציה.

איך לדעתך אפשר לנהל את השיחות עם החברים והמשפחה כך שגם תרוויח עבודה רציפה וגם  את חיי החברה שלך?

#פעילות גופנית – מנגנון מצוין להעלאת האנרגיה שלך
כולם מדברים על כמה חשובה פעילות גופנית. אנשים אפקטיביים גם עושים אותה.

פעילות גופנית חשובה לניהול הזמן שלך, כי היא מאפשרת הגברת אנרגיה, ומעלה את היכולת לבצע עבודה. פעילות אירובית משחררת לגוף אנדרופינים (הורמונים), שיוצרים מצב רוח טוב, מחזקת את השרירים ואת הביטחון העצמי, ולכן מעניקה אנרגיה לעשייה. מחקרים מראים גם, שפעילות גופנית יוצרת קשרים חדשים בקדמת המוח שלנו (שאחראי גם על "כוח רצון") ומשפרת את תפקודו. כך, יהיה לנו יותר כוח רצון לבצע גם משימות שזקוקות ליותר מוטיבציה מאחרות.

איזה פעילות גופנית מועדפת עליך?

#עבודה חכמה – הבלתי צפוי, צפוי
אנשים אפקטיביים במיוחד משאירים מקום לבלתי צפוי, ומספיק אנרגיה לטפל בו.

אחת המסקנות שלי מניתוח היומנים היא שתמיד יש "בלתי צפוי", ולכן הוא הופך לצפוי. הבלתי צפוי, או בשמו הישראלי הבלת"ם, הוא חלק אינטגרלי מהיומן שלנו, לכן מומלץ להשאיר לו מקום. ישבתי עם לקוחה שלי, מנהלת פרויקטים. אחד מתחומי האחריות שלה בעבודתה היה ליווי משברים. משברים מהסוג הזה שהצריכו ממנה להתפנות באופן טוטאלי. ביקשתי ממנה לעקוב ביומן במהלך מספר שבועות מתי יש משבר שמחייב התייחסות אישית. התברר שיש שני משברים בשבוע. לא תמיד אותם לקוחות, לא תמיד ידענו מראש מה יקרוס, אבל כן ידענו שיהיו שניים ויכולנו להקצות לכך מראש זמן. ההבנה שהבלתי צפוי הוא למעשה צפוי במידה, הביאה למהפך משמעותי בניהול הזמן.

מה הם הבלת"מים שלך, שכבר אפשר בעצם לשער שיקרו?

#זמן ביטולים – זה נכס
ביומן שלי, ביומן שלכם, לעתים פגישות מתבטלות. תכננו משהו, הקצנו לו זמן, ופתאום – הוא מתבטל. עבורי, זה הרגע להוציא מהמגירה את התוכניות שעשיתי לזמן הזה. זמן בלתי צפוי שהתפנה הוא הזדמנות לקדם משהו שלא חשבתי שאספיק. יש לי רשימה שנקראת "הכינותי מראש" (ותודה לבתיה עוזיאל:) וכשיש פתאום ביטול מהרגע להרגע (ושלא תחשבו שאני אוהבת ביטולים, ההיפך הוא הנכון), אני נכנסת לרשימה ומקדמת משהו. אחרת, הריק שנוצר עלול ליצור חלל שיתמלא בדברים לא חשובים ואנו עלולים לברוח לדברים קלים כמו גלישה בפייסבוק/אינסטגרם ודומיהם. לכן, אני אישית ממליצה להכין מראש את הנושאים לטיפול בזמנים של ריק.

באיזה נושאים היית רוצה לטפל בזמן שהתפנה במקרה?

#הגבלה על זמן מסך – למבוגרים בלבד
אזרחי העולם ממשיכים לבלות יותר ויותר זמן מול מסך הטלוויזיה – כך עולה מהדוח השנתי הגלובלי One television year של חברת מדיה מטרי, שהגיע לידי "גלובס". הישראלים  צופים בממוצע 3 שעות ו 52 דקות ביום, שהן 27 שעות צפייה בשבוע. במונחי עבודה – יותר מחצי משרה.   ההמלצה שלי: בואו נגביל את זמן המסך שלנו ונרוויח אותו לשימושים אחרים. אין סיבה להימנע לחלוטין, אבל כן להגביל, ממש כמו שאנחנו מגבילים את ילדינו.

כמה שעות בילוי מול מסך יש לך? ובמה היית מחליף את חלקן?

תזכורת: בשבוע יש 168 שעות. הבחירה מה נכנס לתוכן היא בידיים שלך.

כעצמאית אפקטיבית שמגדלת משפחה, אחד הדברים החשובים שהבנתי  הוא, שאפשר וכדאי לעשות "גם וגם" – שהגמישות היא חלק מהגישה הכוללת. אחד הלקוחות שלי סיפר שכשהוא עובד גם אחרי צהריים קורה שהוא אינו רואה את ילדיו כמה ימים ברצף, וחבל לו על כך. חשבנו יחד,  שבשבוע שבו הוא עובד שלושה ימים ברצף אחרי צהריים, הוא יוציא את ילדיו מהגן ב-14:00, יבלה איתם שעתיים ואז ייצא לעבודתו. כך, יוכל לתת מקום גם לצורך שלו להיות "עובד", וגם לצורך שלו להיות "הורה".

איזה טיפ לדעתך יכול לעזור לך, לעשות גם וגם?

מאחלת עבודה יעילה ומשמחת, עידית