עכשיו זה הזמן שלך! יש לך שאלה? אנא מלאו פרטיכם בטופס ונשוב אליכם בהקדם
משך הזמן הממוצע לקריאת המאמר: 4:00 דקות
שלושה דברים שכדאי לעשות כשמנהלים את האוברדרפט של זמן וכנראה גם של כסף.
להימנע מבזבזנות, להתחסן למחלת "ביזינס" (busyness) ואחרון חביב
ולהפטר מהאשליה שמחר יהיה אחרת
"אין לי זמן" היא אמרה לי כשהיא נכנסה אלי למשרד,
"יש יותר מדי מה לעשות ופחות מדי זמן לעשות את זה".
אם הייתי מרוויחה שקל אולי שניים על כל פעם כששמעתי את המשפט הזה, מלקוחות שלי ומאנשים באופן כללי, כנראה שמנהל הבנק שלי היה מדושן מעונג, חשבתי בליבי כשחייכתי אליה.
התחושה שיש לנו פחות ממה שאנחנו רוצים או צריכים מעוררת בי וגם בלקוחות שלי אי נחת, שנובעת מפער בין הזמן שמצוי ברשותנו (24 שעות ביממה 168 שעות בשבוע), לבין הרצוי, עוד לפחות שעה אחת ביממה ועוד 7 שעות בשבוע. ואז נדמה לנו שהיינו מספיקים הכל.
כשאני עובדת עם לקוחות שלי על הפער הזה, השלב הראשון הוא להראות איפה נמצא הפער וכמה הוא רחב או מצומצם. הקושי להתנהל נובע לא מהפער עצמו אלא מהגודל שלו. ככל שאני רוצה להספיק יותר ומספיקה פחות ממה שאני רוצה, כך תחושת התסכול תתגבר ובפועל, אני אמצא את עצמי עושה פחות ופחות ומתוסכלת יותר ויותר. נשמע מוכר?
יש שלושה דברים שכדאי להיזהר מהם כשמנהלים את הזמן
בזבזנות – הוצאת כספים ושימוש במשאבים ללא צורך ובאופן לא אחראי (מילוג). ועכשיו כשאנחנו מסתכלים על היומן שלנו מהנקודה הזו, נשאל כמה מהדברים שנכנסו ליומן באמת היו שווים את המשאבים שהוקצו להם?
מעניין לדעת כמה זמן מצאתם שהיה עדיף שיהיה מוקצה לדברים אחרים?
למשל ישיבת הנהלה שלקחה שעה ויצאנו בתחושה שאפשר היה לעשות אותה בחצי מהזמן. נכנסנו לבדוק משהו במייל ומצאנו את עצמנו גולשים לתוך אתרים שלא התכוונו. אלה רק דוגמאות למקומות שהמשאב היקר של זמן מבוזבז. ואז כשאנחנו רוצים זמן לדברים שחשובים לנו באמת, כמו בילוי או פעילות גופנית או לקרוא ספר שכבר שבועות ליד המיטה, לא נשארים לנו משאבים לעשות זאת.
התמודדות עם בזבזנות של זמן וכסף היא דרך תכנון וסדר עדיפויות. ההבנה של מה חשוב לנו באמת, מה יהיה הדבר שכשנעשה אותו נרגיש שעשינו, את שלנו להיום. שימלא אותנו באנרגיה ויגרום לנו לסיפוק, אפילו אם הסיפוק הוא להוריד לנו מהראש את המשימה. אלה משימות שבדר"כ אנחנו לא מאומנים בהן מספיק והן יותר מורכבות ולכן נשארות לזמן אחר…
העצה שלי: להתחיל בדבר החשוב ביותר, ולעבור אח"כ לשוטף של היום.
מחלת הביזינס – כשההגדרה והזהות שלנו נשענות על העבודה. התוצאה יכולה להיות שככל שאנחנו עובדים יותר אנחנו שווים יותר – באמת? כששואלים צעירים מעל 90% מהם עונים שעבודה משמעותית ומהנה זה חשוב עבורם מאוד. שעות עבודה הופכות להיות סמל סטטוס, עבודה בהייטק משלמת הרבה ועובדים המון שעות נכון?! כלוב של זהב אנחנו מכנים את הארגונים. מצד אחד הכל נוצץ, מצד שני זה כלוב. שעות עבודה היא גם הדרך של מעסיק לעקוב אחרי עובדיו ולכן עובדים שמגיעים ראשונים ויוצאים אחרונים נחשבים לעובדים משקיעים וטובים. מחקרים מראים שנשים שמוציאות ילדים מהמסגרות בשעה 15:30 מספיקות את אותה כמות עבודה של הקולגות שלהן, שעובדים עד שעות יותר מאוחרות. המסקנה היא ששעות עבודה מרובות לא בהכרח מביאות הספקים טובים יותר, אפילו המחקרים האחרונים מראים שזה הפוך. שהאנשים שיודעים לקחת הפסקות ומנוחה מספיקים יותר ובאיכות טובה יותר.
התמודדות עם מחלת הביזינס היא להכניס הפסקות ומנוחה יזומה בשלב הראשון, תכננו את החופש ומה תעשו בו. שלב שני, תחליטו לא לעבוד שלא במסגרת שעות העבודה הרשמיות, כלומר שבת וחג מחוץ לתחום 😊 ואם המחשבה שקופצת לכם לראש היא "אבל, צריך…" . תזכרו שאם חולים מפסידים יותר ימי עבודה ושעות עבודה. ושהמחקרים מראים שדווקא עבודה ומנוחה (אינטרוולים) מייצרים הספקים טובים יותר. תנסו ותספרו לי.
העצה שלי: להכניס הפסקת צוהריים ביומן כפגישה, חופש ארוך לפחות אחת לשנה, ואחרי כל שעה מקסימום שעה וחצי צאו לסיבוב התרעננות. בדרך הזו תתחסנו בפני המחלה.
מחר יהיה אחרת – האמנם? האשליה שמחר לא יהיה איזה "דחוף או איזה אירוע בלתי צפוי לטפל בו" היא אשליה בלבד. במציאות הדבר הקבוע ביותר הוא הבלתי צפוי או הדחוף שיכנס לסדר יום. לכן כשמבינים שגם מחר כנראה יראה אותו דבר, משאירים מרווחי ביטחון. המשמעות של תוכנית חסכון אומרת שאם יש משהו שעכשיו יש לטפל בו, לא נכנסים לאוברדרפט אלא מוציאים את הכסף מעודף שהוכן מראש. ביומן זה אומר שיש תמיד מרווחים בין פגישות או מכניסים קוביית זמן ריקה שתאפשר גמישות.
בהתבוננות על השבוע שעבר, ניתן לראות (אם זה כתוב ביומן) כמה זמן בפועל הוקדשו לדברים שלא ציפנו שיקרו (בלת"מים) ואז להכין את אותו הזמן מראש לשבוע אח"כ. כי מהניסיון שלי השבועות הלא אופייניים הם הכי שגרתיים שיש.
עצה שלי – קוביות זמן פנויות ביומן, תוכנית החסכון היומית שלך. ומעקב אחרי כמה דחופים יש במהלך היום. כדי לדעת לתכנן מראש לפעם הבאה.
תכנון ועבודה על סדר העדיפויות שלנו, כלומר בחירה על מה הולך הזמן או הכסף, יכולה לחסוך ריביות גבוהות על אוברדרפט. בניהול זמן האוברדרפט משולם בלחץ וסטרס ברוב המקרים.
אני כאן כדי לעזור לך להתנהל אחרת
שלכם
עידית פליק,
מנטורית עסקית ומומחית לניהול זמן
